Что учесть при организации конференции?

Опубликовано в Понедельник, 19-го Мая, 2014.
Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту и оставлять свои комментарии в конце статьи.
Теги: Конференц-зал / Организация конференции
Рубрика: Моя газета > Жизнь > Работа > Что учесть при организации конференции?

Многие крупные компании могут периодически организовывать конференции и презентации. Проведение презентаций, конференций или круглых столов лучше всего планировать в конференц-зале. Каждое мероприятие такого рода включает в себя основные этапы, которые должны быть грамотно выполнены. Если взять конференцию, как пример делового мероприятия с множеством участников, какие правила должны быть соблюдены при организации?

Во-первых, нужен хороший конференц-зал. Благо, сейчас в этом проблем нет, и даже если зайти в Интернет, найти подходящий вариант можно за 5-10 минут. Например, очень хороший вариант представлен на странице http://m17.kiev.ua/konferenc-zal/. После того, как выбран конференц-зал, нужно определиться с тем, как мероприятие будет проходить. В идеале, всем гостям за время, достаточное для принятия решения до мероприятия, должны быть высланы пригласительные либо информация о планируемой конференции. Лучше поручить это отделу PR и заранее отметить, в какое время планируется мероприятие, как оно будет проходить и какова его тематика.

Во-вторых, на большинстве таких мероприятий проводится легкий фуршет или кофе-брейк. Об этом тоже нужно позаботиться заранее. Если всем необходимым оборудованием (микрофон, проектор, плазма) конференц залы в большинстве случаев уже оборудованы, то на счет угощения нужно договариваться с рестораном. К счастью в большинстве современных бизнес-центров или гостиниц, рестораны есть в достаточном количестве. Меню фуршета или формат кофе-брейка нужно обсуждать заранее, и в идеале нужно дать ресторану 2-3 дня, чтобы к этому событию подготовиться. В ресторанах зачастую посетители есть всегда, и в зависимости от времени суток меняется лишь их количество. Поэтому, чтобы ваше мероприятие не стало для ресторана форс-мажором, и обслуживание было действительно качественное, ресторан должен иметь возможность заранее организовать работу персонала.

Ну и, конечно же, нужно позаботиться о проживании гостей. Если гости могут быть иногородние или иностранные, номера в гостиницах нужно забронировать заранее, чтобы они могли поселиться сразу по прибытию. Вполне логично, что конференцию оптимальней всего будет проводить в этой же гостинице. Если уделить внимание всем этим вопросам и расписать план мероприятия заранее, оно с большой долей вероятности пройдет максимально успешно и плодотворно.

Страница для печати

2 комментария к “Что учесть при организации конференции?”

РоманМай 19th, 2014 - 13:47

Если в конфренции в большом количестве принимают участие иностранные гости или члены какой-то делегации, то, лучше арендовать конференц-зал в том отеле, где они остановились.
ЯнаМай 21st, 2014 - 13:39

Очень уж общие рекомендации, нет конкретики. Мне иногда приходится конференции организовывать и в этом столько «подводных камней» бывает и сложностей, что в одном комментарии не напишешь, а вот в статье можно было бы.