Не пишите письма мелким почерком... - Моя газета

Не пишите письма мелким почерком…

Опубликовано в Понедельник, 28-го Марта, 2011.
Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту и оставлять свои комментарии в конце статьи.
Теги: Письма / Правила
Рубрика: Моя газета > Образ жизни > Образование > Не пишите письма мелким почерком…

Канули в Лету времена, когда писали друг другу длинные письма: родным и близким — от руки, людям, с которыми поддерживали деловые отношения, — «штампуя» на печатной машинке … Сообщение теперь пишут скупые — лень в эпистолярном жанре упражняться. Да и «эпопеи» некогда читать. Лаконичность — сестра таланта. Но сухие слова за душу не возьмут. Как настроить делового партнера на конструктивный диалог? Ведь в деловой переписке эмоциональный прессинг — неприемлемый?

Бизнес-тренер, психотерапевт, член Украинского союза психотерапевтов Татьяна Лебедева уверена: «Передать позитивный настрой через тон письма возможно».

«Не пытайтесь продемонстрировать мастерство владения интернет-сленгом, используя «неиспользуемые» слова и «рисуя» смайлики, — советует бизнес-тренер. — Не пишите письма под влиянием эмоций. Если планируете сообщить неутешительную новость (например, «вы не прошли по конкурсу» или «компания прекращает с вами сотрудничество»), начните с … сочувствия: «к сожалению, не можем принять ваши условия», «вынуждены сообщить, что нам придется разорвать контракт», а не с констатации отказа. Выложите мотивацию принятого решения и дайте человеку понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Поблагодарите адресата письма — «за своевременный ответ», «участие в проекте», «удачное предложение». Общение, даже если оно виртуальное, должно происходить в теплой атмосфере. Фразами вроде: «Рад помочь» или «Честь имею пригласить» деловой репутации не испортишь».

Не намекайте адресату на его невнимательность или некомпетентность, введя в текст письма формулировку «Настойчиво рекомендую обратить на это внимание» или «Предлагаю внимательно изучить этот вопрос».

Чтобы адресат четко понял, о чем говорится в письме, разбейте текст на абзацы. Экономьте время других! Письмо должно состоять из обращения, преамбулы, основного текста, подписи, постскриптума и сопроводительного текста.

Обращение начинайте с имени: «Госпожа Оксана!» Или «Оксана Ивановна!» Не забудьте добавить «уважаемая». Нельзя обращаться к человеку «уважаемая г. Оксана» или «уважаемая госпожа Сидоренко А. И.». Таким образом вы засвидетельствуете свою невоспитанность.

Преамбула — это первый абзац письма. Выложите в нем цель обращения. Адресат, прочитав преамбулу, должен понять, с какой целью вы к нему пишете. Далее следует основной текст (2-4 абзаца). Выложите в нем главную мысль письма, аргументируйте ее. Если эта просьба — просите. Если жалоба — жалуйтесь. А вот в концовке «лить воду» не стоит. Чтобы логически завершить «депешу», подведите итог монолога.

Не забудьте указать свою должность, фамилию, имя, отчество. Прежде обязательно впишите стандартное «С уважением», «С благодарностью» и т.д.

А вот постскриптум в деловой переписке используйте время от времени. Для чего нужен PS? Чтобы сообщить о «событии», которое состоялось после написания письма или передать информацию, отрезанную от основного текста.

Перед тем, как нажать опцию «Отправить письмо», проверьте, указали тему сообщения и вложили нужные файлы. Еще раз перечитайте текст, чтобы избежать грамматических, пунктуационных и орфографических ошибок. Сообщение завершите лаконично: «С нетерпением буду ждать ответа», «заранее благодарен!»

Не затягивайте с ответом. Если вам пришло письмо, ответить на него рекомендуется в течение 24 часов. Не успеваете? Сообщите, что готовы обсудить вопрос через несколько дней. Если сообщение «прозевали» (например, ездили отдыхать или заболели), объясните (лучше — в телефонном разговоре или при встрече) причину продолжительного молчания.

Правильно оформляйте деловые письма. Они должны иметь поля. Слева — около трех сантиметров, справа — не менее полутора. Пишите шрифтом среднего размера. Желательно — в формате Times New Roman, 12 кеглем, с единичным интервалом между строками.

Если отправляете письмо в государственное учреждение, не забудьте указать дату, а также обозначить письмо регистрационным номером («штампуется» в левом верхнем углу). Это облегчит идентификацию послания, если письмо затеряется в потоке сообщений …