Цифровая подпись и электронный документооборот

Опубликовано в Субботу, 8-го Сентября, 2012.
Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту и оставлять свои комментарии в конце статьи.
Теги: Бизнес / Документооборот / Цифровая подпись
Рубрика: Моя газета > Жизнь > Работа > Цифровая подпись и электронный документооборот

Для избегания скопления большого количества бумаг в крупных компаниях начали вводить системы электронного документооборота. Благодаря таким системам, оборот деловых бумаг приобретает новые масштабы – ведь, согласитесь, гораздо быстрее документ дойдет до нужного адресата в электронной форме. А если документ требует наличия нескольких согласующих подписей? Пропадает необходимость оббегать все кабинеты и искать тех, кто должен поставить подпись на бумаге. Конечно же, возникает резонный вопрос – как в таком случае быть с подписями? Для решения этой проблемы, была изобретена электронная цифровая подпись. Электронная цифровая подпись представляет собой информацию, присоединенную к электронному документу, и подтверждающая того, кто поставил подпись.

Для того чтобы подписывать электронные документы, необходимо получить цифровую подпись. Получив цифровую подпись, владелец подписи, работая в системе электронного документооборота, может подписывать одновременно несколько документов, что существенно сокращает время, затрачиваемое на работу. Помимо этого, документ, в котором необходимо наличие нескольких подписей, например приказ по предприятию, требующий многочисленных согласований с несколькими структурными подразделениями, гораздо быстрее может получить все необходимые согласования и вступить в силу. Ведь, если сразу несколько человек видят на своем мониторе документ со значком «На согласование», или «К ознакомлению» — им гораздо быстрее прочитать несколько строк и нажать соответствующую кнопку, отослав документ руководителю, чем секретарше или делопроизводителю оббегать по кабинетам всех начальников.

Конечно же, поскольку цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи на бумаге, ключи к ней следует охранять. Из случаев подобного электронного мошенничества, самые распространенные являются случаи, когда взломщики ключей получают доступ к цифровой подписи и могут от лица владельца подписи, утверждать различные документы. Учитывая, важность подобных подписей, одна или две неправильные подписи в электронных документах могут повлечь за собой самые тяжелые последствия. Поэтому в крупных компаниях, использующих систему электронного документооборота, немалое внимание уделяется информационной безопасности.

В целом же, учитывая выгоду внедрения систем электронного документооборота, сейчас все больше компаний обращаются к этому решению. Во многом, если посчитать растраты на обеспечение информационной безопасности и ту выгоду, которая будет получена в виде ускоренного процесса работы с документами, то целесообразность видна налицо.