Электронный документооборот в современном бизнесе

Опубликовано в Среду, 16-го Мая, 2012.
Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту и оставлять свои комментарии в конце статьи.
Теги: Бизнес / Документооборот
Рубрика: Моя газета > Жизнь > Работа > Электронный документооборот в современном бизнесе

В настоящее время информационные технологии пользуются большой популярностью в деловой среде. Многие компании переходят на систему электронного документооборота с целью ускорить процесс прохождения документов от автора к получателю. Также, с целью экономии времени, государственные контролирующие органы принимают отчетность в электронном виде. Бухгалтерская отчетность, счета-фактуры, банковская отчетность уже давно подаются в электронном виде. Кстати, электронные образцы счета-фактуры имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии дает возможности, которых ранее не существовало, в частности:

Ускорение поиска необходимого документа (за счет опции поиска по признаку),
облегчение контроля исполнения документа (например, приказа по предприятию),
улучшение сохранности документов (документы хранятся на сервере),
возможность привлечения к созданию документа нескольких соавторов (например, при написании регламентирующих приказов по предприятию, когда требуются согласования нескольких структурных подразделений).

Рассмотрим данные преимущества подробней. Не раз многим из нас приходилось сталкиваться с ситуацией, когда срочно необходимо найти документ годичной давности. Поиски в архиве, в канцелярии, могут длиться не один час, даже при хорошо отработанной системе циркуляции документов. Что уж говорить, про крупные компании, в которых количество издаваемых документов в день легко может превышать пару десятков. Однако, в электронном архиве, можно задать поиск по сроку давности, или например, по автору документа, по типу документа (приказ, расходный ордер, коммерческое предложение), что существенно упрощает задачу.

Если по предприятию издается приказ, то не всегда есть возможность точно отследить ход его выполнения. Банально, исполнителя приказа может не быть на месте, он может быть на совещании или на встрече. В то же самое время, исполнитель, выполнивший свою часть работы, может в электронном документе поставить галочку «Выполнено», что существенно облегчает контролирующему задачу.

Что касается сохранности документа – резервное копирование на дополнительный сервер, выполнить гораздо проще, чем постоянно множить количество ненужной бумаги.

Когда создаются приказы, затрагивающие деятельность всего предприятия, очень часто может возникать необходимость получения согласования с теми структурными подразделениями, на деятельность которых может оказать влияние данный приказ. В данном случае, привлечение в соавторство начальников подразделений существенно сэкономит время в отличие от проведения множества совещаний.

Как показывает практика, предприятия, на которых внедрена система электронного документооборота, меньше подвержены бумажной волоките. Конечно же, рассматривая хорошие стороны и выгоды электронного документооборота, для объективности стоит заметить и недостатки. По сути, недостаток один – в случае поломки сервера, вся документация может пропасть. Но если на предприятии есть подразделение, отвечающее за сохранность информации, скопировать весь электронный архив на резервный сервер не составит труда. Поэтому внедрение системы электронного документооборота является лучшим выбором профессионального управленца в сфере канцелярии.